Gidas jūsų pirmajam RPA projektui

05 spalio, 2021

Automatizuoti galima bet kokį kompiuteryje vykstantį procesą, jeigu jį galima aprašyti taisyklėmis. Jeigu procesui atlikti nereikia kūrybiškumo ar žmogiškojo vertinimo, Robotic Process Automation (RPA) technologijos leidžia tokį procesą automatizuoti. Kiekvienas verslas tikrai nesunkiai gali atrasti tokių procesų. Todėl gali atrodyti, kad RPA galimybės yra neribotos. Tačiau ne visais atvejais RPA sprendimas yra pats geriausias. Robovirgin patirtis padėjo sukurti ganėtinai paprastą būdą identifikuoti procesus, kuriuos automatizuoti iš tikrųjų yra verta. Vadovaujantis keliais paprastais kriterijais, galima greitai ir efektyviai įvertinti kiekvieną verslo procesą ir priimti sprendimą dėl automatizavimo aktualumo. Šis gidas yra paruoštas organizacijoms, žengiančioms pirmuosius RPA žingsnius ir netikinčioms „pirmo blyno” taisykle.

Kaip identifikuoti RPA panaudojimo galimybes

Koks yra pats paprasčiausias būdas identifikuoti procesus, kuriuos verta automatizuoti? Kertinis akmuo tokiame projekte yra geras paties proceso išmanymas. Tai gali atrodyti kaip savaime suprantamas dalykas. Visgi labai dažnai organizacijos bando aklai šokti į RPA traukinį, gerai nesuprasdamos, kaip iš tikrųjų veikia jų vidiniai procesai. Nuolat susiduriame su situacijomis, kuomet klientai neturi vidinių resursų, atsakingų už procesų standartizavimą, optimizavimą ir priežiūrą. Tokioje aplinkoje procesai labai greitai mutuoja. Juokaudami kartais sakome, kad 5 žmonės, atliekantys tą pačią užduotį, išranda 10 skirtingų būdų tai padaryti.

Be to, sprendimą dėl procesų automatizavimo paprastai priima aukščiausio lygio vadovai, kurie yra susipažinę tik su teoriniu konkrečios užduoties atlikimo modeliu, kuris realybėje dažnai net nėra naudojamas. Todėl mes visuomet pirmiausia skatiname savo klientus stebėti, standartizuoti ir optimizuoti savo procesus. Jeigu reikia, Robovirgin specialistai padeda jiems tai padaryti. Tai yra šalutinis ir labai teigiamas RPA iniciatyvų poveikis. Verslo procesai ne tik automatizuojami, bet visų pirma patobulinami taip, kad veiktų efektyviau. Kuo aiškesnis ir labiau standartizuotas yra projektas, tuo didesnę naudą sukurs šio proceso automatizavimas. Robotams reikia aiškumo.

Suprasti, suprasti ir dar kartą suprasti

Optimizavimas ir standartizavimas yra neįmanomi be elementaraus supratimo. Gebėjimas matyti bendrą vaizdą visos organizacijos mastu ir suprasti, kokie vidiniai procesai tą bendrą vaizdą kuria, yra būtinas. Priešingu atveju susiduriama su viena iš dviejų problemų:

  1. automatizuojami ne tie procesai, arba
  2. sugaištama per daug laiko bandant atkurti realius ir teisingus proceso veikimo principus.

Pavyzdžiui, vienas iš klasikinių RPA pritaikymo pavyzdžių yra klientų užsakymų apdorojimas. Šio proceso automatizavimas gali suteikti didžiulę naudą, nes jis neretai pasižymi tokiais bruožais:

  1. Didelis operacijų kiekis,
  2. Aukštas operacijų dažnis,
  3. Reikalinga nemažai rankinio darbo,
  4. Daugeliu atvejų tas darbas yra standartinis;
  5. Klientai būna labiau patenkinti, kai jų užsakymai apdorojami greičiau.

Tačiau B2B aplinkoje dažnai susiduriama su situacijomis, kai kiekvienas klientas savo užsakymus pateikia paties pasirinktu būdu – el. pašto žinute su paprastu tekstu, skambučiu, PDF užsakymo lapu ir t.t. Žvelgiant į tai roboto akimis, kiekvienas skirtingas užsakymo tipas yra atskiras procesas, kurį reikia automatizuoti. Todėl,  nors yra akivaizdu, kad viso OTC (angl. Order To Cash) proceso automatizavimas būtų tikrai naudingas verslui, vidinis proceso „išsibarstymas” RPA operaciją gali labai smarkiai apsunkinti ir išbranginti. Tokiais atvejais verta savęs paklausti: galbūt pirmajam RPA kartui verta pasirinkti kitą – labiau standartizuotą – procesą?

JEIGU GALIMA, NEREIŠKIA, KAD VERTA

Pasikartosime – automatizuoti galima bet kokį taisyklėmis apibrėžtą procesą. Bet ar visada tai daryti verta? Robovirgin patirtis leidžia išsigryninti pagrindinius kriterijus, pagal kuriuos reikia vertinti kiekvieną procesą. Tokiu būdu galima sudėlioti prioritetus, kuriuos procesus apsimoka automatizuoti pirmiausia. Pagrindiniai kriterijai:

  1. Ar reikia apdoroti didelį kiekį operacijų?
  2. Ar operacijų dažnis didelis?
  3. Ar žmogiškųjų klaidų tikimybė didelė?
  4. Ar procesas nuspėjamas?
  5. Ar išimtis ir jų valdymą galima apibrėžti taisyklėmis?
  6. Ar užduotis yra rankinė ir monotoniška?
  7. Ar užduotį reikia atlikti greitai ir/arba nepatogiu laiku?
  8. Ar atliekant užduotį susiduriama su padidinto jautrumo informacija?
  9. Ar užduotis susijusi su struktūrizuotais duomenimis?
  10. Ar procesas yra tvarkingas ir stabilus?
  11. Ar galima pamatuoti proceso automatizavimo naudą?

Kartu su naujais Robovirgin interesantais ir klientais, pasirengusiais „prarasti savo RPA nekaltybę” arba RPA kelionę pratęsti, paprastai atliekame tokį pratimą: identifikuojame procesus, kuriuos galima automatizuoti, ir kiekvienam iš jų pritaikome 11-os klausimų testą: kuo daugiau teigiamų atsakymų, tuo naudingiau konkretų procesą automatizuoti.

Žinoma, testo pritaikomumas nėra absoliučiai universalus. Viskas galiausiai priklauso nuo organizacijos tikslų. Gali būti taip, jog turite tik Jūsų organizacijai būdingų skausmingų vietų, nuo kurių ir norėsite pradėti. Pavyzdžiui, galbūt Jūsų organizacijai svarbu, kad

  1. procesai būtinai įvyktų ir nebūtų pamiršti, jei „nėra atsakingo asmens“ (pvz., failų ir duomenų atsarginės kopijos ar svarbios periodinės ataskaitos parengimas);
  2. procesai įvyktų nestandartinėmis darbo valandomis (pvz., gamybos ataskaitų parengimas ir išsiuntimas prieš planuotojams ateinant į darbą);
  3. procesai įvyktų iš karto, kai atsiranda poreikis (pvz., į klientų užklausas būtų reaguojama iš karto, jos apdorojamos greitai, o ne „kai vadybininkas turi laiko“).

Tokie ir panašūs tikslai yra susiję su antrine ir rečiau akcentuojama RPA sprendimų nauda. Ją kiek sunkiau išmatuoti, nes tai nebūtinai yra susiję su žmogiškųjų išteklių „sutaupymu“. Tačiau jeigu tai klientui yra svarbiau negu, pavyzdžiui, didelio operacijų srauto apdorojimas, tuomet ir prioritetai darbų žemėlapyje dėliojami kitaip.

Aukščiau įvardintus kriterijus tikrai galima naudoti kaip pagrindą procesų identifikavimui. Tačiau nereikia manyti, kad tos pačios taisyklės gali būti aklai pritaikytos bet kuriam verslui. Kiekviena organizacija yra savita ir jos vidiniai procesai, tikslai ir prioritetai yra skirtingi.

Dėl to kiekviena RPA kelionė yra naujas nuotykis, kurio rezultatai gali būti netikėti tiek gerąja, tiek ir (dirbant su neprofesionaliais partneriais) nelabai malonia prasme. Deja, ypač daug istorijų rinkoje sklando apie prikepusius pirmuosius RPA blynus.

Mes egzistuojame tam, kad pirmi kartai būtų laimingi. RPA paslaugų rinkoje Robovirgin išsiskiria tuo, jog specializuojasi padedama įgyvendinti būtent pirmuosius – pačius jautriausius ir psichologiškai sunkiausius – RPA projektus. Projektų imamės tada ir tik tada, kai – išsamiai susipažinę su kliento situacija ir procesų dinamika – galime pasiūlyti konkrečius RPA įrankius su aiškia ROI ir atsiperkamumo spartos formule.

Laimingam pirmam kartui – susiekite čia.