Kokios yra dažniausios organizacijų daromos klaidos, diegiant RPA?
Nors dažnai gali užtekti įgyvendinti vieną projektą ir investicija į RPA gali atsipirkti net per 1-3 mėnesius, visgi visa RPA kelionė skaitmeninės transformacijos link yra ilga ir turinti savo iššūkius. Praktika rodo, kad tam tikros neteisingos prielaidos ar rinkoje egzistuojantys mitai lemia, jog ne visoms organizacijoms sėkmingai pavyksta įgyvendinti užsibrėžtus tikslus. Tai daugeliu atvejų lemia viena ar kelios iš šių dažniausiai daromų klaidų:
- Manymas, kad „RPA sprendimus kurti gali bet kas“. Programinės įrangos tiekėjai dažnai sako, kad jų sprendimais yra labai paprasta naudoti, nes nereikalingas programavimas ar IT žinios, o vartotojo sąsaja yra labai intuityvi. Tačiau praktika rodo, kad toli gražu ne bet kas geba efektyviai automatizuoti procesus. O dar sudėtingiau yra tai padaryti taip, kad sukurti procesai veiktų įvairiose nenumatytose situacijose. Tam reikalinga patirtis. Tai galima spręsti samdant patyrusius specialistus, naudojantis ekspertų paslaugomis, arba apmokant vidinius įmonės darbuotojus.
- Netinkamas pokyčių valdymas. Bet kokį pokytį organizacijoje reikia tinkamai valdyti. Jeigu darbuotojai galvos, kad procesai automatizuojami, norint sumažinti darbuotojų skaičių, jie aktyviai tam priešinsis. Todėl svarbu tinkamai pristatyti RPA iniciatyvą, parodyti jos naudą patiems darbuotojams ir kuo plačiau skleisti šią žinią organizacijos viduje.
- Bandymas „apeiti IT“. Nors dauguma RPA sprendimų pasižymi tuo, kad juos sukurti ir paleisti galima be IT dalyvavimo, ir tai daugumai organizacijų atrodo kaip patrauklus būdas greitai spręsti problemas, visgi bendradarbiavimas su IT yra būtinas, norint sėkmingai išnaudoti visas RPA galimybes, efektyviai administruoti ir plėsti RPA iniciatyvą.
- Sėkmės kriterijų ignoravimas. Dažnai RPA praranda savo pagreitį, nes yra tiesiog stumiama stengiantis pasiekti neteisingą tikslą. Procesų automatizavimas pats iš savęs negali būti tikslas. Tai yra įrankis, skirtas pasiekti realiems verslo tikslams – pavyzdžiui, sutrumpinti klientų užsakymo apdorojimo laiką, sumažinti ataskaitų ar deklaracijų rengimo metu pasitaikančių žmogiškųjų klaidų skaičių, pagreitinti sprendimų priėmimo procesą. Aukšto lygio tikslų iškėlimas ir jų matavimui skirtų kriterijų nustatymas yra labai svarbus sėkmingai RPA kelionei.
- Netinkamų procesų pasirinkimas. Ne kiekvienas procesas gali būti visiškai automatizuotas. Kai kuriais atvejais reikalingas bent dalinis žmogaus dalyvavimas. O kartais turimų duomenų trūkumas tiesiog neleidžia efektyviai automatizuoti procesą. Todėl labai svarbu gebėti tinkamai atrinkti procesus, kuriuos verta automatizuoti.
- Mėginimas automatizuoti procesus taip, kaip jie yra daromi dabar („as-is“). Procesų optimizavimas (pavyzdžiui, pritaikant LEAN Six Sigma metodologijas) yra svarbus etapas, kurį reikia atlikti prieš priimant sprendimą dėl procesų automatizavimo. Dažnai optimizuojant procesus paaiškėja, kad kai kurie procesai yra visiškai nereikalingi, arba atliekami neefektyviai. Kai kuriais atvejais paaiškėja, kad procesą galima atlikti efektyviai net ir jo neautomatizuojant. Kitais atvejais – kad automatizuoti yra žymiai paprasčiau ir pigiau, kai procesas jau veikia optimaliai.
