Dažniausi RPA mitai

Svarstant, ar verta organizacijai automatizuoti vidinius procesus, bei bandant identifikuoti procesus, kuriuos verta automatizuoti, reikia įvertinti kelis esminius kriterijus (žr. Robovirgin gidą pirmajam RPA projektui). Pavyzdžiui, jeigu procesas yra pagrįstas taisyklėmis ir dažnai pasikartojantis, tikėtina, kad jį verta automatizuoti. Tačiau kartais dėl nepamatuotų lūkesčių kai kurios organizacijos nukrypsta nuo sėkmingo RPA kelio dar prieš pradėdamos juo eiti. Taip gali nutikti, jeigu trūksta elementaraus supratimo, kas yra RPA ir kaip tai veikia (Trumpą paaiškinimą apie tai, kas yra RPA ir kodėl tai naudinga verslui, galite rasti ankstesniame mūsų tinklaraščio įraše).

Dėl to labai svarbu iš karto išsiaiškinti kai kuriuos dalykus, kurie kartais yra suprantami ar įsivaizduojami klaidingai. Žemiau pateikti mitai ir trumpi paaiškinimai turėtų padėti geriau suprasti RPA ir lengviau pradėti savo pirmąją RPA kelionę. Šią informaciją visuomet rekomenduojame pateikti ne tik už RPA atsakingam asmeniui, tačiau visai komandai bei organizacijos vadovybei, kad neatsirastų neteisingų lūkesčių, kurie vėliau galėtų pakenkti RPA reputacijai organizacijos viduje.

Robovirgin vadovaujasi organiška procesų automatizacijos filosofija, o tai reiškia, kad RPA sėkmę lemia ne tik technologijos našumas, bet ir bendra emocija, su kuria inovaciją pasitiks ir prisijaukins kolektyvas. Tvarus našumo augimas neįmanomas be pozityvios atmosferos darbovietėje. Būtent todėl svarbu nuo pat pradžių įvertinti ir paneigti su RPA susijusius mitus.

1. Robotai pakeis žmones

Šis mitas labiau paplitęs ne tarp organizacijų vadovų, o tarp asmenų, kurių atliekami procesai yra tinkamiausi automatizavimui. Tai dažniausiai yra žemiausios ar vidutinės grandies darbuotojai, kurie bijo netekti darbo, jeigu jų atliekamas užduotis vykdys robotai. Toks požiūris taip pat yra susijęs ir su keliais mažiau paplitusiais mini-mitais, maitinančiais šį pagrindinį mitą:

1. Procesų automatizavimui naudojami realūs fiziniai robotai (humanoidai);
2. Visus procesus galima automatizuoti;
3. RPA nereikalinga jokia priežiūra ir procesai gali vykti be žmogaus dalyvavimo visą parą ištisus metus.

Nors peno tokioms mintims suteikia moderni literatūra ir mokslinės fantastikos kino juostos, visgi tai tėra mitai. RPA sprendimai nėra sukurti tam, kad pakeistų žmones. Jie yra sukurti automatizuoti konkrečias užduotis siekiant konkrečių tikslų (apdoroti didelius kiekius pasikartojančių operacijų, sumažinti klaidų tikimybę, geriau apsaugoti duomenis ir t.t.). Priešingai nei kartais baiminamasi, Robovirgin robotuko „priėmimas į darbą” dažniausiai reiškia ne prarastas darbo vietas, o išaugusį darbuotojų emocinį pasitenkinimą darbu. Teisingai paskirsčius užduotis robotams ir žmonėms, darbuotojai savo laiką ir dėmesį gali skirti įdomesnėms, daugiau kūrybiškumo ir žmogiškojo vertinimo reikalaujančioms bei verslui didesnę pridėtinę vertę kuriančioms užduotims atlikti.

Pavyzdžiui, apskaitos ir finansų skyriaus darbuotojai gali labiau įsitraukti ne į mechaninį duomenų suvedinėjimą iš vienos sistemos į kitą, o į realų tų duomenų analizavimą, komentavimą, aukštesnio lygio pagalbą vadovybei. O pardavimų vadybininkams nebereikia rengti sutarčių, atnaujinti duomenų CRM sistemose, rengti pardavimų ataskaitų – jie gali susitelkti į naujų klientų pritraukimą ir išlaikymą, ryšių su klientais palaikymą ir t.t.

RPA nėra visiškai universalus įrankis, galintis automatizuoti absoliučiai visas užduotis. Kaip jau rašėme ankstesniame įraše, automatizuoti galima procesus, kurie gali būti aprašyti taisyklėmis. McKinsey skaičiuoja, jog mažiau nei 5% visų pareigybių šiuo metu gali būti visiškai automatizuotos. Tačiau dar apie 60% pareigybių yra tokios, kuriose maždaug 30% užduočių gali būti automatizuotos. Tai iš esmės reiškia, kad yra pakankamai mažai žmonių, kuriuos galima visiškai pakeisti robotais. Bet labai daug tokių, kurių kasdienis produktyvumas ir emocinis pasitenkinimas darbu robotų dėka gali smarkiai išaugti.

2. Procesų automatizavimas = Procesų optimizavimas

RPA leidžia automatizuoti procesus. Tačiau mes kiekvienam savo klientui sakome tą patį – prieš automatizuojant procesus, pirmiausia reikia juos optimizuoti. Kodėl? Jeigu procesas organizacijoje atliekamas ne pagal aiškią instrukciją, o „kaip papuola”, automatizavimas nebūtų prasmingas. Robotas tiesiog replikuos chaosą ir klaidingas operacijas atliks žymiai greičiau už žmogų. Be to, robotas – priešingai nei žmogus – nesupras, kad padarė klaidą, nes viską atliks pagal taisykles (nors taisyklės ir bus klaidingos).

Tai reiškia, jog procesų optimizavimas ir standartizavimas yra sėkmingo RPA projekto sąlyga (bet kuris patyręs RPA diegėjas ar konsultantas reikalaus pirmiausia susitvarkyti procesus). Todėl pažinties pradžioje Robovirgin skatina klientus pirmiausia nuosekliai peržiūrėti procesus (jei aktualu, su mūsų pagalba) ir aprašyti gerąsias praktikas, kaip jie iš tikrųjų yra atliekami. Savo ruožtu pateikiame pasiūlymų, kaip juos padaryti efektyvesnius. Tuomet ir automatizavimas vyksta paprasčiau bei greičiau, o sukurti RPA sprendimai yra stabilesni.

3. RPA naudinga tik kaštams mažinti

Procesų automatizavimas tikrai gali padėti verslui sumažinti kaštus. Ir tai tikrai neprivalo reikšti  darbuotojų pakeitimo robotais – kaštai gali sumažėti ir dėl geresnės produktų kokybės, mažesnio klaidų skaičiaus (bei mažesnių kaštų, susijusių su klaidų taisymu ir užduočių kartojimu), didesnio lankstumo ir greitesnių procesų pakeitimų (mažesnių kaštų, susijusių su sezoniškumu, darbuotojų mokymu pasikeitus procedūroms) ir t.t. Tačiau tai toli gražu ne visada yra pagrindinė priežastis, dėl ko organizacijos diegia RPA sprendimus. Ankstesniame savo įraše jau aprašėme RPA naudą verslui, todėl čia pateikiame tik glaustą naudų santrauką.

Procesų automatizavimas reiškia:

1. Didesnį produktyvumą dėl galimybės dirbti visą parą ištisus metus;
2. Didesnį efektyvumą, nes procesai atliekami iš karto, jų atlikimui reikia mažiau laiko ir nedaromos žmogiškosios klaidos;
3. Labiau patenkintus klientus dėl kokybiško ir greito aptarnavimo;
4. Aukštesnę produktų ir paslaugų kokybę;
5. Standartizuotus ir lengviau nuspėjamus bei atsekamus procesus, nes jie visada atliekami taip pat;
6. Spartų augimą dėl galimybės nebrangiai diegti papildomus robotus, kai to reikia, ir išaugusią pridėtinę vertą, sukuriamą žmonių, kurie gali sutelkti dėmesį į prasmingesnius ir sudėtingesnius procesus;
7. Sklandų verslo ciklų valdymą dėl paprasto robotų kiekio ir darbo krūvio valdymo;
8. Didesnį darbuotojų pasitenkinimą dėl įdomesnio darbo bei galimybės mokytis ir persikvalifikuoti.

4. Tik labai didelės įmonės gali sau leisti RPA

Savaime suprantama – RPA turi savo kainą. Pirmiausia, reikia įsigyti RPA programinės įrangos licencijas. Tada galimai gali reikėti ir įvairios papildomos įrangos bei licencijų siekiant sukurti sąlygas programiniams robotams veikti (papildomi kompiuteriai ar virtualios mašinos serveriuose, operacinės sistemos, robotams sukurti vartotojai ir jų el. pašto, MS Office bei kitokios licencijos ir t.t.). Prie viso to dar prisideda konsultantų paslaugos. O vėliau priklausomai nuo to, kokiu keliu organizacija pasirenka eiti – ar apmokyti esamus darbuotojus, ar samdyti naujus darbuotojus, ar tiesiog pirkti diegimo ir palaikymo paslaugas iš tiekėjų – yra ir diegimo bei palaikymo kaštai. RPA gali atrodyti kaip brangus malonumas, kurį sau leisti gali tik labai didelės įmonės.

Tačiau visgi tai yra mitas. Mes tai puikiai žinome – Robovirgin specializuojasi aptarnaudama smulkaus bei vidutinio dydžio įmones ir padeda joms sėkmingai įveikti psichologinį bloką, susijusį su pirmosiomis investicijomis į RPA. Kaip rodo daugybė mūsų sėkmės istorijų dirbant su paties įvairiausio dydžio organizacijomis, finansinė nauda labai greitai pasiveja ir pralenkia kaštus.

Be to, net ir RPA kaštai yra visiškai nedideli, jeigu juos lyginsime su įprastomis alternatyvomis, pavyzdžiui, papildomų darbuotojų samdymu, verslo procesų valdymo programine įranga (BPMS) ar darbuotojų nuoma (angl. oursourcing). Priklausomai nuo programinės įrangos bei diegėjų pasirinkimo programinis robotas gali kainuoti nuo 1/9 iki 1/3 vieno darbuotojo metinio darbo užmokesčio. Tačiau robotas dirba kiaurą parą ištisus metus be pietų pertraukų, atostogų, susirgimų ir t.t. Todėl įprastai skaičiuojama, jog viena roboto veikimo minutė prilygsta 15-20 darbuotojo darbo minučių.

Kitas svarbus aspektas, kurio nereikėtų pamiršti, yra tai, kad diegiant RPA nereikia niekaip keisti organizacijos naudojamų sistemų ar infrastruktūros. Priešingai – organiški RPA sprendimai (kuriuos taiko Robovirgin) prisitaiko prie esamų sistemų ir mėgdžioja žmogaus darbą esamoje aplinkoje. Todėl įprastai RPA diegimas pasižymi labai greitu kaštų sumažėjimu ir didele grąža. Kaip rodo Robovirgin patirtis dirbant su pirmuosius RPA žingsnius žengiančiais smulkaus ir vidutinio verslo atstovais, RPA sprendimai organizacijoms paprastai generuoja 300-800% investicijų grąžą (ROI) jau per pirmuosius metus.

5. RPA naudinga tik tam tikroms verslo sritims

Labai dažnai neteisingai galvojama, kad procesų automatizavimo naudą patirti gali tik tam tikra konkrečia veikla besiverčiančios įmonės – pavyzdžiui, IT ar finansinių paslaugų tiekėjai, įmonės, kurios naudoja daug skirtingų programinių įrangų paketų savo veikloje. Tačiau, kaip jau esame rašę anksčiau, automatizuoti galima praktiškai bet kokį kompiuteryje vykstantį procesą, kuris yra pagrįstas taisyklėmis. O tokių procesų yra beveik kiekvienoje organizacijoje nepriklausomai nuo jos veiklos ar dydžio.

Šiam mitui didelę įtaką daro faktas, jog RPA savo vidiniams procesams automatizuoti pirmiausia pradėjo naudoti finansines paslaugas teikiančios institucijos. Nors šiuose sektoriuose RPA savo potencialą įrodė su trenksmu, pastaraisiais metais vaisius ėmė skinti ir kiti sektoriai – IT, sveikatos apsaugos, gamybos, logistikos, mažmeninės ir didmeninės prekybos ir t.t. Kai kurių šių sektorių atstovai vykdo labai specifinius procesus (pvz., žalų administravimas draudimo bendrovėse, paskolų administravimas bankuose, pacientų duomenų apdorojimas sveikatos apsaugos sektoriuje ir t.t.). Dauguma organizacijų turi ir tokių procesų, kurie yra nepriklausomi nuo sektoriaus – automatinis sąskaitų išrašymas, darbo užmokesčio skaičiavimai, periodinių ataskaitų generavimai, užsakymų bei klientų užklausų apdorojimas ir t.t.

Mūsų patirtis visa tai patvirtina – Robovirgin dirba su labai įvairiais klientais, pradedant gamyba bei inžinerija, baigiant tradicine prekyba ir e-prekyba. Pačių įvairiausių sektorių organizacijose dirbame ne tik su vienos konkrečios srities procesais, tačiau dažnai automatizuojame labai įvairių sričių procesus: finansų ir apskaitos, IT, pardavimų, pirkimų, transporto ir logistikos, gamybos ir t.t. Todėl drąsiai teigiame, kad procesų automatizavimas naudojant RPA tikrai nėra kažkokios vienos industrijos pranašumas.

6. Procesai gali būti automatizuojami be IT dalyvavimo

Dauguma RPA programinės įrangos tiekėjų reklamuodami savo produktus pabrėžia, jog jais naudotis gali bet kas. RPA programinė įranga šiuo metu yra kuriama taip, kad atrodytų, jog ja naudotis labai paprasta ir tam nereikalingos programavimo žinios bei įmonės IT skyriaus dalyvavimas. Užtenka išmanyti procesą ir bet kuris įmonės darbuotojas gali tai padaryti. Tam tikra prasme tai yra tiesa – paprastą procesą automatizuoti yra visiškai nesunku. Tačiau norint, kad toks automatizavimo sprendimas būtų ilgaamžis ir stabilus, reikia sugebėti jį sukurti taip, kad:

1. Robotas sugebėtų susitvarkyti su nestandartinėmis, nenumatytomis situacijomis ir klaidomis;
2. Sprendimai būtų kuo universalesni ir atsparesni programinės įrangos pasikeitimams;
3. Duomenys būtų saugūs;
4. Automatizuojant procesus turi būti naudojami patys efektyviausi būdai gauti, apdoroti ir įvesti duomenis, naviguoti po IT sistemas ir t.t.;
5. Atskiri procesai turi būti sukurti taip, kad juos būtų lengva ir patogu koreguoti atsiradus pasikeitimams organizacijos IT infrastruktūroje ar naudojamose sistemose;
6. Turi būti aišku, kaip šiais sprendimais naudotis ir ką daryti, jeigu kažkas nesuveikia.

Be to, dauguma verslo procesų, kuriuos iš tikrųjų reikia automatizuoti, yra kur kas sudėtingesni ir kompleksiškesni negu tiesiog MS Excel dokumento atidarymas ir kelių skaičių įrašymas. Todėl patirtis ir išmanymas, kaip veikia IT infrastruktūra bei sistemos, kaip taikyti gerąsias praktikas ir kokius organizacijoje esančius resursus galima išnaudoti, yra reikalinga. Priešingu atveju, labai tikėtina, kad RPA sprendimus kuriant „bet kam”, ši graži iniciatyva labai greitai baigsis nespėjus pasidžiaugti potencialia nauda arba taps dideliu galvos skausmu, kai reikės samdyti konsultantus sutvarkyti visas problemas ir netvarkingai sukurtus sprendimus. Tokie mėgėjų iškepti pirmieji RPA blynai dažnai ilgam užsifiksuoja institucinėje organizacijos atmintyje ir stabdo nuo realaus progreso.

Kita vertus, tikra tiesa, kad RPA sprendimai paprastai yra diegiami ganėtinai greitai ir lengvai, nereikalauja jokių sudėtingų sistemų integracijų ar IT infrastruktūros pakeitimų. Todėl galima susidaryti įspūdį, jog, turint pašonėje patyrusius RPA diegėjus, galima visiškai apeiti vietinius IT administratorius. Tačiau tai irgi nėra teisinga praktika.

Vidinis ar išorinis IT skyrius neturi administruoti RPA diegimo ir būti atsakingas už šį projektą (neturi tapti taip vadinamais product owners). Tačiau IT dalyvavimas reikalingas norint gauti visą reikiamą įrangą, vartotojų prieigos teises, įsidiegti reikiamas aplikacijas ir pasirūpinti, kad viskas veiktų sklandžiai. Dėl to RPA diegėjų komandos draugiškas bendradarbiavimas su IT skyriumi yra labai svarbus siekiant, kad jau pati pirmoji Jūsų RPA patirtis būtų sėkminga.

Pastarojo mito paneigimas gali ne visai patikti kai kuriems interesantams, kadangi dažnai RPA sprendimai yra diegiami siekiant (dėl vienokių ar kitokių priežasčių) apeiti IT skyrių. IT darbuotojai taip pat kartais yra linkę priešintis RPA sprendimų diegimui. Tačiau gera vidinė komunikacija bei teisingas pokyčių valdymas dažniausiai lemia tai, kad abi pusės lieka patenkintos sėkmingo bendradarbiavimo rezultatais, o sukurti sprendimai yra ilgalaikiai ir stabilūs. Be to, dažnai ir paties IT skyriaus viduje atsiranda nelabai malonių, rankinių administracinių procesų, kuriuos RPA technologijos leidžia lengvai automatizuoti.

Organiška procesų automatizacija (kurios principais nuosekliai vadovaujasi Robovirgin komanda) tuo ir ypatinga, jog įvertina ne tik konkretų procesą, bet ir tiesioginį bei netiesioginį inovacijos poveikį visoms suinteresuotoms šalims.

Gyvenimas be mitų

Aukščiau aprašyti mitai yra dažniausiai sutinkami praktikoje, tačiau yra ir kitų – kiek retesnių. Kiekvienoje organizacijoje, pradėjus svarstyti panašius sprendimus, atsiranda daugiau ar mažiau žmonių, kurie yra skeptiški, nemėgsta pokyčių arba tiesiog yra suklaidinti. Tai nulemia nepagrįstą požiūrį, kuris, jeigu ima dominuoti organizacijos kolektyvinėje sąmonėje, gali užkirsti kelią bet kokiam tobulėjimui. Dėl to Robovirgin visuomet stengiasi kuo anksčiau, paprasčiau ir aiškiau supažindinti verslą su RPA sprendimais ir jų nauda bei paneigti tekste įvardintus ir kitus panašius mitus.

Kai tiek vadovai, tiek darbuotojai supranta, kad robotai neatims jų darbų, kad tai nėra per brangu smulkiam ar vidutiniam verslui, kad galima susikurti labai didelę naudą (nepriklausomai nuo verslo pobūdžio ar dydžio), tuomet RPA kelionė vyksta sklandžiai, ir pasiekiama tikrai nuostabių rezultatų. Net jei tai Jūsų pirmasis kartas.